căn hộ 8x rainbow tinh dầu bưởi

Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt

   CHU KỲ CHUYỂN ĐỔI TIỀN MẶT

 

ThS. Bùi Kim Phương

GVCH Khoa KTKT (Bộ môn Kế toán quản trị)

   Bên cạnh việc xác định cấu trúc vốn tối ưu, quản lý vốn luân chuyển là một vấn đề rất được quan tâm trong tài chính doanh nghiệp vì nó có mối liên hệ mật thiết với khả năng sinh lợi, rủi ro và giá trị công ty. Quản trị vốn lưu động là quản trị các tài sản ngắn hạn chủ yếu của công ty, bao gồm các khoản mục phải thu khách hàng, hàng tồn kho và tiền mặt. Các nghiên cứu trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào các quyết định tài chính dài hạn như cấu trúc vốn, chính sách cổ tức hoặc định giá công ty. Tuy nhiên, các khoản đầu tư vào tài sản ngắn hạn lại chiếm phần lớn các khoản mục trên bảng cân đối kế toán của công ty. Do đó, quản lý vốn luân chuyển là một vấn đề rất quan trọng đối với hầu hết các công ty, đặc biệt là ở các công ty vừa và nhỏ vì phần lớn tài sản của các công ty này là tài sản ngắn hạn. Tương tự, nợ ngắn hạn là một trong những nguồn tài trợ bên ngoài chủ yếu của các công ty do những hạn chế về quy mô và khó khăn về khả năng huy động trên thị trường vốn dài hạn.

    Vấn đề chính trong quản lý vốn luân chuyển là các hoạt động kinh doanh và tài trợ ngắn hạn của công ty, những hoạt động ngắn hạn này liên quan đến việc trả tiền mua nguyên vật liệu thô, sản xuất, bán sản phẩm và thu tiền từ việc bán sản phẩm đó. Một nguyên tắc của quản lý vốn luân chuyển là thu tiền càng nhanh càng tốt và trì hoãn các khoản phải trả cho nhà cung cấp càng lâu càng tốt, nguyên tắc này dựa trên khái niệm chu kỳ chuyển đổi tiền mặt. Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt của một công ty được định nghĩa là khoảng thời gian từ khi thanh toán các khoản nợ đến khi thu được tiền.

    Cách quản lý vốn luân chuyển có thể tác động đáng kể lên cả dòng tiền và hiệu quả hoạt động của công ty. Rút ngắn chu kỳ chuyển đổi tiền mặt làm tăng khả năng sinh lợi của công ty bởi vì chu kỳ chuyển đổi tiền mặt càng dài thì nhu cầu tài trợ từ bên ngoài với chi phí cao càng lớn. Do đó, bằng cách giảm thời gian tiền mặt bị ứ đọng trong vốn luân chuyển, công ty có thể hoạt động hiệu quả hơn vì giảm được chi phí trong điều kiện doanh số của công ty không đổi. Như vậy, một chu kỳ chuyển đổi tiền mặt ngắn hơn sẽ làm tăng khả năng sinh lợi của công ty vì nó cải thiện hiệu quả của việc sử dụng vốn luân chuyển.

    Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt cũng là một cách hữu dụng để đánh giá dòng tiền của công ty bởi vì nó đo lường khoảng thời gian đã đầu tư vào vốn lưu động, cách đo lường tính thanh khoản này hiệu quả và toàn diện hơn so với phương pháp truyền thống là sử dụng tỉ số thanh toán hiện hành và tỉ số thanh toán nhanh vốn chỉ tập trung vào các giá trị cố định trên bảng cân đối kế toán.

    Chu kỳ chuyển đổi tiền mặt (CCC - Cash Conversion Cycle) được tính theo công thức sau:

CCC = RCP + ICP – PDP

Trong đó,

RCP (Receivable Collection Period) là kỳ thu tiền khách hàng

ICP (Inventory Conversion Period) là kỳ chuyển đổi hàng tồn kho

PDP (Payable Deferral Period) là kỳ thanh toán cho nhà cung cấp

Như vậy, chu kỳ tiền mặt có thể được rút ngắn bằng cách giảm thời gian chuyển đổi hàng tồn kho qua việc xử lý và bán hàng hóa nhanh hơn hoặc bằng cách giảm thời gian thu tiền khách hàng qua việc tăng tốc thu nợ hoặc bằng cách kéo dài thời gian thanh toán qua việc trì hoãn trả nợ cho nhà cung cấp.

    Tín dụng thương mại là một phương tiện để thu hút khách hàng mới. Nhiều công ty đã thay đổi các điều khoản tín dụng chuẩn của họ để lôi kéo các khách hàng mới và để giành được các đơn hàng lớn. Việc mở rộng tín dụng có thể kích thích doanh thu tăng lên bởi vì nó cho khách hàng một khoảng thời gian để kiểm tra lại số lượng cũng như chất lượng sản phẩm trước khi thanh toán. Tín dụng thương mại cũng là một cách giảm giá hữu hiệu, giúp công ty duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Tuy nhiên, điều đó có thể làm cho bộ phận tài chính của công ty phải đối mặt với các vấn đề về thanh khoản và dòng tiền, làm tăng rủi ro kinh doanh cho công ty. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng nới lỏng đối với các khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Để hạn chế rủi ro, công ty nên theo đuổi một chính sách tín dụng chặt chẽ với kỳ hạn thanh toán hợp lý để cải thiện dòng tiền hoạt động và khả năng sinh lợi đồng thời không bị mất các khách hàng tốt. Khi quyết định thời hạn bán chịu, nhà quản lý phải cân nhắc các yếu tố như: rủi ro kinh doanh của khách hàng, khối lượng hàng mua và loại hàng hóa công ty bán cho khách hàng. Công ty có thể đề nghị một khoản chiết khấu bằng tiền mặt khi khách hàng thanh toán trước thời hạn hoặc chiết khấu theo khối lượng hàng mua cho những khách hàng sẵn sàng ký hợp đồng mua dài hạn.

    Bên cạnh quản trị tín dụng, quản trị hàng tồn kho cũng là một vấn đề không kém phần quan trọng. Việc duy trì mức tồn kho cao sẽ giúp doanh nghiệp tránh được sự gián đoạn trong quá trình sản xuất và thua lỗ trong kinh doanh do khan hiếm hàng hóa, giảm được chi phí cung ứng và hạn chế sự biến động về giá cả. Mặc dù vậy, một công ty có lượng hàng tồn kho lớn và chính sách tín dụng thiếu chặt chẽ có thể phải gánh chịu sự sụt giảm về khả năng sinh lợi. Do đó, đầu tư nhiều vào hàng tồn kho sẽ giúp công ty giảm thiểu rủi ro nhưng đồng thời cũng làm giảm khả năng sinh lợi của công ty.

    Ngoài ra, thời gian thanh toán cho nhà cung cấp càng dài thì càng có lợi cho dòng tiền hoạt động. Tuy nhiên, khi kéo dài thời gian trả tiền hàng hóa cho người bán, các nhà quản lý phải tính toán cẩn thận vì khi đó họ không chỉ bỏ lỡ các khoản chiết khấu thanh toán mà uy tín của chính công ty cũng có thể bị ảnh hưởng.

    Bên cạnh đó, tồn kho hàng hóa cũng là một vấn đề rất quan trọng vì đây là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của hai bộ phận là sản xuất và kinh doanh. Bộ phận sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất để tính toán lượng dự trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm cần thiết cho quy trình sản xuất. Trong khi đó, bộ phận kinh doanh phải đảm bảo lượng thành phẩm trong kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Công ty nào cũng muốn duy trì được lượng tồn kho vừa đủ, tuy nhiên, trong thực tế có những mặt hàng đem lại doanh thu rất ít cho công ty nhưng lại được tồn kho nhiều hoặc có một vài khâu sản xuất nào đó đang duy trì lượng bán thành phẩm và nguyên vật liệu quá cao so với các khâu còn lại. Vì thế, việc tinh gọn những hạng mục có lượng tồn kho lớn sẽ đem lại một dòng tiền đáng kể cho công ty.

   Sơ đồ dưới đây trình bày tóm tắt hậu quả của việc tồn kho hàng hóa quá ít hoặc quá nhiều:

 

Để biết mức tồn kho thế nào là hợp lý, các doanh nghiệp cần:

 

1. Nắm bắt nhu cầu

    Đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết… Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, thông tin phản hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.

    Trong đó, việc tính toán lượng tồn kho thực tế đòi hỏi nhiều công sức nhất. Chẳng hạn, muốn kiểm kê nhanh số lượng tồn kho, doanh nghiệp cần phân loại mặt hàng, đánh dấu ký tự, xem xét phiếu nhập kho cũng như tiến hành kiểm tra xem hàng nào còn tốt, hàng nào đã hao mòn hay hư hỏng. Ngoài ra, việc xác định giá trị hàng tồn kho cũng không đơn giản. Vì ngoài việc xác định giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, doanh nghiệp phải tính cả chi phí tồn kho.

 

Giá tồn kho nguyên vật liệu (hàng phải mua) = Giá mua trên hóa đơn + Chi phí mua hàng (chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, hao hụt, công tác phí, dịch vụ phí…) + Thuế - Chiết khấu thương mại, giảm giá.

Giá tồn kho thành phẩm (hàng sản xuất) = Giá nguyên vật liệu + Chi phí lao động + Chi phí sản xuất.

Chi phí tồn kho = Chi phí tồn trữ (chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí khấu hao…) + Chi phí đặt hàng.

 

Trong đó:

Chi phí tồn trữ = Lượng dự trữ bình quân x Chi phí dự trữ bình quân

Chi phí đặt hàng = Số lần đặt hàng trong năm x Chi phí mỗi lần đặt hàng.

 

2. Hoạch định cung ứng

    Ngoài việc phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu thụ, doanh nghiệp cần đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp đang kinh doanh trong môi trường không có nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì hàng tồn kho ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi hay cục diện cung cầu biến chuyển thì việc tồn kho  hàng hoá phải được tính toán kỹ lưỡng.

 

3. Tính toán lượng đặt hàng

    Trên cơ sở nắm bắt và dự đoán cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể tính toán lượng hàng hóa tồn kho cần thiết bằng cách sử dụng một trong hai mô hình EOQ hoặc POQ dưới đây:

  • Mô hình EOQ (Economic Order Quantity): Đây là mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượng được sử dụng để xác định mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp dựa trên cơ sở giữa chi phí tồn trữ hàng tồn kho và chi phí đặt hàng có mối tương quan tỉ lệ nghịch. Cụ thể, khi số lượng sản phẩm cho mỗi lần đặt hàng tăng lên, số lần đặt hàng trong kỳ giảm dẫn đến chi phí đặt hàng giảm trong khi chi phí tồn trữ hàng tăng lên. Do đó, mục đích của quản lý hàng tồn kho là cân bằng hai loại chi phí: chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng sao cho tổng chi phí tồn kho là thấp nhất.

Theo mô hình này, doanh nghiệp sẽ tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó theo công thức sau:

 

 

Trong đó:

Q*: Lượng hàng dự trữ tối ưu

D: Lượng hàng tiêu thụ trong kỳ

S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng

H: Chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho

 

  • Mô hình POQ (Production Order Quantity):  Mô hình này được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng. Khi đó, công thức tính lượng hàng cần đặt là:

 

 

Trong đó:

Q*: Lượng hàng dự trữ tối ưu

D: Lượng hàng tiêu thụ trong kỳ

S: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng

H: Chi phí tồn trữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho

p: Lượng hàng mỗi lần nhận

d: Lượng hàng cần sử dụng

 

4. Xác định thời điểm đặt hàng

  Về lý thuyết, việc tính toán thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như:

  • Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng: Nếu thời gian này kéo dài (do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ), doanh nghiệp cần phải lường trước để không bị động. Nghĩa là doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng sẽ bán được trong thời gian chờ đợi và cả hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro (mức tồn kho tối thiểu).
  • Nhu cầu nguyên vật liệu: Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng luôn thay đổi từng ngày và nhu cầu của các bộ phận sản xuất cũng thay đổi theo lịch trình sản xuất. Do đó, nếu đặt hàng không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu.

   Như vậy, để chủ động nguồn hàng nhưng vẫn không bị thua lỗ từ tồn kho lớn, các doanh nghiệp cần duy trì mức dự trữ vừa phải, biết xác định thời điểm đặt hàng, ưu tiên dự trữ những mặt hàng bán chạy. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nhờ phần mềm kế toán hàng tồn kho hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có thông tin chuẩn xác hơn cho công tác dự báo. Tuy nhiên, khi giảm số ngày tồn kho, các  nhà quản lý phải cân nhắc kỹ lưỡng, tránh thiếu hụt hàng hóa vì điều đó sẽ làm cho công ty bị mất nhiều cơ hội kinh doanh, dẫn đến giảm lợi nhuận và dòng tiền hoạt động.

    Tóm lại, mối quan hệ giữa chu kỳ chuyển đổi tiền mặt và khả năng sinh lợi của công ty là khá mật thiết. Ba thành phần của chu kỳ tiền mặt gồm kỳ phải thu khách hàng, kỳ chuyển đổi hàng tồn kho và kỳ thanh toán cho nhà cung cấp được quản lý theo những cách khác nhau để tối đa hóa lợi nhuận công ty hoặc để thúc đẩy tăng trưởng. Hiện nay, đất nước ta đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam thường phải đối mặt với tình trạng thiếu vốn để nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong điều kiện đó, quản trị tài chính nhất là vấn đề quản lý vốn luân chuyển có vai trò hết sức quan trọng và được các nhà quản trị đặc biệt quan tâm.